Todos los Secretos de una Destination Wedding

Desde ¿Quién Dijo Boda? os queremos hablar de una nueva modalidad a la hora de organizar y celebrar vuestra boda.

Hoy en el blog nos vamos de viaje, con las Destination Weddings. Es un término anglosajón de difícil traducción, al menos con un cierto sentido, porque eso de bodas de destino no aclara demasiado las cosas. Realmente se trata de bodas que se celebran en una ciudad distinta de la de residencia habitual de la pareja.

Aunque se suelen asociar con destinos exóticos, lo cierto es que si se celebran en otra localidad, aunque sea dentro del mismo país en el que viven los novios, estaremos hablando de destination weddings.

Cada vez son más las parejas que escogen esta opción, por muchos motivos:

  • Permite tener una boda diferente, más original.
  • Es la manera perfecta de celebrar la boda en un lugar neutral. Si hay muchos invitados que proceden de otras ciudades, es la mejor manera de buscar un terreno que no beneficie más a unos que a otros.
  • Es una forma de recortar el número de invitados, puesto que generalmente solo asistirán los más cercanos a vosotros, los que realmente quieran participar de vuestra boda.
  • Se puede unir la boda y el viaje de novios, todo en uno, así es más cómodo y económico para la pareja.

A continuación encontrarás las claves para organizar con acierto una boda de este tipo.

                                                      Cómo organizar una destination wedding 

1.- Marcaos un presupuesto. Si en el caso de las bodas en la misma ciudad es necesario, en el de las que se llevan a cabo fuera es realmente imprescindible. En este caso es fácil que haya más gastos, además de los derivados de la boda, como el desplazamiento, el alojamiento, etc.

2.- Elegid con cuidado la ubicación, puesto que de ella dependerán muchos factores importantes en la boda: el estilo, el número de invitados, los gastos, la complejidad a la hora de organizarla, los proveedores…

3.- Escoged la fecha teniendo en cuenta varios factores:

  • Si el lugar es destino de vacaciones, es necesario que contéis con que en temporada alta los precios serán más elevados, será más difícil encontrar billetes y alojamiento, los lugares suelen estar saturados de turistas y algunos invitados pueden tener ya reservadas sus vacaciones para esa fecha. Eso sí, esa época suele ser en la que se suele disfrutar del mejor tiempo.
  • Informaos acerca de las festividades locales, para no llevaros sorpresas desagradables.
  • Si se trata de un lugar paradisíaco, os aconsejo que os informéis acerca de los posibles problemas con la meteorología: huracanes, tormentas…
  • En caso de que se trata de otro país, es importante que sepáis los requisitos y trámites para viajar.

4.- Decidid si la ceremonia tendrá valor legal o será sólo simbólica:

  • Si queréis que tenga validez legal, es necesario que conozcáis los trámites necesarios y que los iniciéis con tiempo suficiente. Dentro de España tendréis que iniciar el expediente matrimonial en el Registro Civil que os corresponda y luego trasladarlo a la localidad en la que vayáis a contraer matrimonio. Si queréis el que funcionario o notario se desplace al lugar de celebración, tendréis que consultarlo previamente. Si la boda se celebra en el extranjero, es imprescindible que os informéis de los requisitos en el país de destino (no deben ser contrarios al Derecho de nuestro país), además de registrar el matrimonio en España para que tenga validez.
  • En caso de que el funcionario o notario no se pueda desplazar a la hora de celebrar la ceremonia, siempre podéis optar por una ceremonia simbólica en destino y casaros antes o después en vuestro lugar de origen.

Boda en la playa

5.- Contad con ayuda, sí o sí. Lo ideal sería contar con dos profesionales de la organización de bodas, uno en vuestra ciudad y otro en la que os casaréis. De ese modo, podréis diseñar la boda desde la localidad en la que vivís con uno de los profesionales y coordinar todos los trabajos in situ con el de destino. Otra opción es contratar a una wedding planner en vuestra ciudad y que se encargue ella de desplazarse para tratar con los proveedores y de coordinar todo el día de la boda. También podéis limitaros a contratar a un profesional en destino para que se ocupe de todo y comunicándose con él a distancia, algunos hoteles y resorts cuentan con organizadores dentro de sus servicios.

6.- Preparad la lista de invitados… y armaos de paciencia. Si en la mayor parte de los casos confeccionarla es difícil, cuando se trata de una destination wedding lo es más aún. Normalmente estas bodas son menos numerosas, por lo que recortar la lista es más complejo. Por otra parte, no todos los invitados comprenderán que haya que desplazarse para asistir a vuestra boda. Y otros, sencillamente, no tendrán posibilidades económicas para hacerlo.

7.- Enviad las invitaciones con 5-6 meses de antelación. De ese modo los invitados podrán reservar la fecha con más facilidad. Pensad que quizás tengan que pedir algún día de vacaciones en el trabajo, coordinar la boda con sus vacaciones, ahorrar dinero para el alojamiento y el desplazamiento, etc. En este caso es conveniente pedir confirmación de asistencia y hacerlo de forma clara y contundente.

8.- Planificad al menos un viaje al lugar de celebración. Ya sé que es un gasto más, pero es importante que veáis el espacio en persona, que los proveedores os conozcan y os pongan cara, que hagáis las pruebas que sean necesarias vosotros mismos, no un intermediario… en resumidas cuentas: toca hacer la maleta.

9.- Elegid a los proveedores con cuidado, mirando las opiniones en Internet acerca de sus servicios. Como no tendréis un contacto cercano, las únicas referencias son los comentarios de otros usuarios y de la persona que os ayude desde el destino.

10.- Respecto a los proveedores, si la peluquería y el maquillaje los reservaréis en el lugar de celebración, no os olvidéis de desplazaros para haceros las correspondientes pruebas. Cuidado con este tema, porque puede traeros disgustos de última hora. Si tenéis la posibilidad (material y económica) de que la peluquera y maquilladora se desplacen, todo será más sencillo.

Boda en un destino exótico

11.- Buscad opciones de alojamiento y desplazamiento para los invitados. Es fácil conseguir descuentos de grupo u ofertas especiales para estos casos. Es una forma de facilitarles las cosas a los asistentes, algo que agradecerán. Y hablando de este tema, dejad claro a los invitados lo que correrá de vuestra cuenta y lo que tendrán que pagarse ellos (delicadamente, of course).

12.- Preparad actividades para antes y después de la boda. Normalmente los invitados estarán más de un día en el lugar de celebración de la boda y es un bonito gesto ofrecerles entretenimiento. Comidas o cenas, visitas guiadas, actividades deportivas, asistencia a espectáculos típicos de la zona, shopping por las zonas más comerciales…

Algunos consejos

  • Pedid presupuesto y contrato por escrito de todo. Sin olvidar la inclusión de cláusulas que os protejan en caso de incumplimiento por parte de cualquier punto del contrato.
  • Mantened una comunicación fluida con los proveedores, incluso aunque ellos no estén por la labor. El email, la mensajería instantánea y las videoconferencias son vuestros mejores aliados. Pedid toda la información necesaria acerca de la organización y de lo que os preocupe.
  • Valorad la posibilidad de llevar a los proveedores desde vuestra ciudad. Puede ser más caro, pero así os aseguraréis de que tendréis lo que realmente queréis. En ese caso es necesario consultar con el responsable del espacio donde celebréis la boda, porque quizás tengan exclusividad y, o no os permitan llevar a nadie de fuera u os cobren un extra por este concepto.
  • Tened previsto siempre un “plan B… y “C” y “D”… incluso si contáis con ayuda profesional, los problemas se pueden multiplicar si la boda es a distancia.

Novia caminando sobre la arena

  • Aunque pidáis confirmación de asistencia a vuestros invitados junto con la invitación, os recomiendo que llaméis a los invitados (o lo hagáis en persona) con antelación para que os digan si asistirán o no. En este caso es muy importante ajustar el número total de invitados.
  • Si os es posible, contratad seguro de viajes y seguro de bodas. Quién evita la ocasión, evita el peligro.
  • A la hora de gestionar los desplazamientos y alojamientos, lo ideal es hacerlo a través de una agencia de viajes. En este caso es mejor no dejar las cosas al azar de las plataformas de hoteles y vuelos baratos.
  • A la hora de invitar, cuidado con los compromisos. Si enviáis la invitación a alguien que no os apetece que esté en la boda por quedar bien, pero pensando en que no asistirá porque debe desplazarse, os podéis llevar más de una sorpresa. Hay muchas personas que aprovecharán vuestra boda para hacerse una escapadita, aunque no tengan mayor interés en vosotros.
  • Si el destino es exótico, tened precaución a la hora de elegir la comida. Una cosa es que haya platos típicos y otra muy distinta que los invitados terminen por no probar bocado. Lo ideal es llegar a un punto intermedio en el que la comida sea original, pero apreciada por la mayoría.
  • Preparad una pequeña guía para vuestros invitados en la que se incluyan los vuelos y hoteles en los que se pueden alojar y su precio, un plano de la ciudad y del acceso al espacio de la boda, teléfonos de interés, actividades que pueden realizar y lugares que visitar, timing de la boda y cualquier otra información que se sea útil para ellos.
  • Tened en cuenta a los que no han podido viajar. Podéis retransmitir la boda a través de una videoconferencia, incluso subir fotos y vídeos en tiempo real o a posteriori en las redes sociales. Así podrán participar de vuestra boda aunque no estén allí. También podéis organizar alguna fiesta o comida, antes o después de la boda, para compartir con ellos vuestra felicidad.
  • Cread una web para la boda en la que incluyáis todo tipo de información sobre la boda, en estos casos es tremendamente útil para los invitados. Y también es una forma de compartir con los que no podrán ir.
  • Llegad con tiempo suficiente al destino, para que podáis comprobar que todo está a vuestro gusto, solucionar problemas de última hora y estar más tranquilos cuando llegue el gran día.

Y ahora… ¿vais a hacer la maleta?

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